Nieuwe sleutels, sjouwen met dozen en zo snel mogelijk internet regelen. Er komen allerlei praktische zaken kijken bij een verhuizing als ondernemer. Plus een nieuwe postcode, wat betekent dat de administratie op een aantal plekken aangepast moet. Vergeet dat niet, om te voorkomen dat u straks achter de feiten aan loopt.
Een verkeerd adres op een factuur of in de bedrijfsgegevens lijkt misschien een detail, maar kan leiden tot allerlei problemen. Het zorgt voor vertragingen, verwarring of zelfs voor gemiste betalingen. Dus gaat u verhuizen met uw bedrijf en komt er een nieuwe postcode? Geef dat zo snel mogelijk door. Aan uw boekhouder Amsterdam of elders in het land, en aan de Kamer van Koophandel.
Geef de wijzigingen door bij de KvK
De Kamer van Koophandel vormt de basis van alle bedrijfsgegevens. Dus gaat u verhuizen? Geef daar het nieuwe adres door. Dan kunnen klanten de juiste adresgegevens opzoeken. En ook andere instanties gebruiken deze database, zoals de Belastingdienst.
Tip: in veel gevallen wordt de adreswijziging automatisch doorgegeven aan andere instanties. Maar vraag dit even na bij de Kamer van Koophandel, zij kunnen precies aangeven wat u zelf moet doen.
Pas facturen en offertes aan
De sjablonen voor facturen, offertes en andere documenten moeten worden aangepast. Het oude adres moet vervangen worden, om te voorkomen dat klanten of prospects verkeerde gegevens ontvangen. Zonde, omdat het kan leiden tot vertraging in betalingen en onduidelijkheid bij klanten.
Wijzig het zelf in het online boekhoudprogramma of geef het bijvoorbeeld door aan de boekhouder Utrecht. Zorg dat het allemaal klopt, en informeer klanten actief. Het is een goed idee om klanten aan te geven dat het adres gewijzigd is, inclusief de postcode. Dat kan heel simpel:
“Per [datum] is mijn/ons adres gewijzigd naar…” Dat voorkomt verwarring en zorgt voor de professionele communicatie die klanten verwachten.
Werk ook de website en e-mails bij
Zowel het boekhoudprogramma als de website en bijvoorbeeld klantsystemen kunnen oude adresgegevens bevatten. Het is belangrijk om die allemaal bij te werken. Denk bijvoorbeeld aan plekken zoals:
• Contactpagina op je website
• Google Bedrijfsprofiel
• LinkedIn en andere social media
• E-mailhandtekening
Zorg dat overal de nieuwe postcode staat, bij het juiste adres. Stem dit af met de boekhouder en regel het in het online boekhoudprogramma. Dat voorkomt verwarring en eventuele vertragingen.